別讓話語成為職場絆腳石：揭秘5大溝通地雷
學會識別有害表達，掌握正面溝通技巧，創造和諧高效的工作環境
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閱讀時間：6 分鐘
📌 前言
相信許多職場人都有這樣的經驗：在與同事或主管溝通時，對方的某句話或說話方式瞬間觸動了我們的情緒，讓我們立即產生防備心理，導致溝通變得困難。
最近，針對這個想法，我在 threads 上面做了一個小調查：
來做個小調查，職場溝通上，你聽到那句話或是哪種說法，你會一秒被激怒或是瞬間有防禦心態產生
網友們熱烈回應，留下近兩百則留言，顯示這個話題引起了廣泛共鳴。
顯然，許多人都曾親身經歷過類似的溝通困境。值得注意的是，雖然我們往往對被冒犯的經驗印象深刻，但在某些情況下，我們自己可能也不經意地成為 "加害者"，說出不恰當的話語，導致溝通陷入僵局。
為了深入探討這個問題，我利用 Threads API 收集並整理了網友們的回覆。通過分類，識別出職場溝通中的常見「地雷」- 那些應該盡量避免的表達方式。接下來，我們將探討為什麼這些溝通方式會造成阻礙，以及如何調整表達方式，以實現更有效的溝通。
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💥 No. 1「這沒有很難吧 …」、「這個很快就可以弄好了吧 …」
這個堪稱激怒之神，排行登頂絕不為過！在我的工程師職涯經歷當中，也遇過 PM 在押時間的時候，直接說：「這應該蠻簡單的吧，快的話半天?」。
我相信遇到這種溝通，大家心理一定是：「哩熬哩來 (你行你來)」
範例：
項目經理:「用戶報告了一個嚴重的 bug，需要你來修復。」
工程師:「我會查看代碼，找出問題所在。」
項目經理:「這沒有很難吧，應該很快就可以修好吧？」經理:「嘿，小王，我們需要在現有的客戶管理系統中新增一個新的報表功能。這個很快就可以弄好了吧 …」
雷點：
缺乏同理心： 這類句子可能被解讀為缺乏對執行者工作量和壓力的理解和同理心。
抑制開放溝通： 對方可能因為害怕被認為能力不足而不敢表達實際困難或疑慮。
可能引起防禦心理： 如果任務實際上比預期的更困難或耗時，接收者可能會感到被誤解或能力受到質疑，從而產生防禦心理。
思考：
使用開放性問題：「你認為這個任務需要多長時間？」
鼓勵坦誠交流：「如果遇到任何困難，請隨時告訴我。」
尊重專業判斷：「你對這個任務有什麼看法？需要什麼資源？」
可以這麼說：
項目經理:「謝謝你願意立即處理這個問題。考慮到這是一個嚴重的 bug，可能會比較複雜。你能評估一下大概需要多長時間來診斷和修復嗎？如果你在過程中遇到任何障礙或需要額外資源，請隨時告訴我。」
經理：「小王，我們需要在客戶管理系統中新增一個新的報表功能。你對這個系統熟悉嗎？」
小王：「老實說，我還在學習這個系統的結構。」
經理：「瞭解。那麼，你認為完成這個功能大約需要多長時間？」
小王：「考慮到我需要更多時間瞭解系統，以及手上其他的項目，我估計可能需要兩週左右。」
經理：「好的，謝謝你的坦誠。兩週有點超出客戶的預期。我們是不是可以來討論看看這兩週你會怎麼安排，看看有沒有機會優化。」
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💥 No. 2「老實說 …」、「講真的 …」、「說句實話 …」
這樣的起手式通常接下來的內容不會有什麼好聽的，很容易讓我警覺。
聽到這種說法的時候，我內心都會想：
「所以說，你前面講的都不老實；都不是講真的嗎，問號」
範例：
「說句實話，你的這個想法完全行不通。」
「老實說，你的報告質量不如我預期。」
「講真的，你在會議上的表現讓我很失望。」
雷點：
暗示之前不誠實： "老實說" 可能暗示之前的交流不夠坦誠。這會讓聽者懷疑之前的對話是否可信，從而損害信任關係。
可能被視為攻擊性言論的前奏： 在某些情況下，"老實說" 後面往往跟著批評或不愉快的評論，這可能會讓聽者產生防禦心理。
可能被視為居高臨下： 在某些語境下，這個短語可能給人一種傲慢或居高臨下的感覺，好像只有說話者才瞭解真相。
思考：
直接表達你的觀點，無需加上 "老實說" 這樣的引子。
使用更加中性的表達，如 "我的看法是..." 或 "根據我之前的經驗..."
如果要提供坦率的反饋，可以說 "我想提供一些直接的反饋..."
可以這麼說：
「根據目前的情況，我認為這個想法可能會遇到一些挑戰。我們可以一起討論一下如何改進它嗎？」
「你的報告有一些需要改進的地方，我們可以一起看看哪些部分可以提升，讓它更符合預期嗎？」
「我注意到你在會議上的表現有些地方需要改進。我們可以討論一下，如何在未來的會議中更好地表現嗎？」
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💥 No. 3「我們以前都 …」、「以前某某某都可以, 你怎麼不行呢？」
人最討厭被比較，以前可以不代表現在可以。
除非你可以確定所有控制變因都相同，否則不要輕易的做比較！
範例：
「我們以前都能在一天內學會這個系統，你怎麼用了一週還沒搞定？」
「以前 John 都可以輕鬆達到這個銷售目標，現在你怎麼不行呢？」
雷點：
不當比較： 這種表達方式將現在的員工與過去的員工或情況進行比較，這種比較通常是不公平和不恰當的。每個人的能力、經驗和工作環境都不同，簡單的比較忽視了這些差異。
阻礙創新： 過分強調「以前怎麼做」可能會阻礙新想法和創新方法的產生，限制了改進和發展的可能性。
缺乏建設性： 這種表達方式並沒有提供任何有建設性的反饋或具體的改進建議，無助於解決實際問題。
思考：
針對具體問題提供清晰的指導和建議。
討論如何改進當前的流程或方法，而不是糾結於過去。
提供必要的支援和資源，幫助員工達到期望的標準。
可以這麼說：
「我理解新系統可能有些複雜。你在哪些部分遇到了困難？我們可以一起看看，找出最有效的學習方法。」
「我注意到這個月的銷售目標還沒達成。讓我們一起分析一下現在的市場情況和你的銷售策略。你認為哪些因素影響了銷售表現？」
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💥 No. 4「我以為你知道 …」、「你懂我意思嗎？」、「我不是已經說了嗎 …」(其實沒說)
這個世界不是按照「你以為」來運作的好嗎？請不要把你內心的假設當成斷言！
範例：
主管：「小李，你怎麼把這個步驟搞錯了？我以為你知道要先確認客戶需求再開始設計。」
經理：「我們需要一個更有吸引力的方案。要創新，要有衝擊力，要能引起共鳴。你懂我意思嗎？」
經理：「為什麼這個項目還沒完成？我不是已經說了要在本月底前交付嗎？」
雷點：
逃避溝通責任。
讓聽者感到不被尊重或被貶低。
沒有促進有效的資訊交流。
可能引起防禦心理，阻礙進一步的溝通。
思考：
清晰表達資訊
主動確認對方的理解
承擔溝通中的責任
可以這麼說：
主管：「小李，看來這個步驟出現了一些問題。我可能之前沒有清楚說明流程。讓我們一起回顧一下項目的標準操作步驟，確保大家都理解。」
經理：「我們的新方案需要幾個關鍵元素：創新性、視覺衝擊力和情感共鳴。我的解釋清楚嗎？如果有任何需要我進一步闡述的地方，請告訴我。大家對這些元素有什麼想法或問題嗎？」
經理：「我注意到這個項目還未完成。我可能之前對截止日期的溝通不夠清楚。讓我們一起檢查一下項目時間表，看看我們現在的進度如何，以及如何調整以確保順利完成。」
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💥 No. 5「我是為你好 …」、「我們是一個團隊 …」、「要彈性變通嘛 …」
情緒勒索千萬不要。勇於向職場情勒 say No 🙅
範例：
「我是為你好，你應該在下班後多留一會兒學習新技能。」
「我們是一個團隊，所以這個週末大家都要來加班完成這個項目。」
「從明天開始，你要負責處理客訴了，要彈性變通嘛。」
雷點：
可能被視為操縱或不尊重對方的手段。
忽視了職場中應有的專業性和明確性。
可能被用來掩蓋不合理的要求或缺乏規劃。
思考：
提供具體和明確的信息
清晰地解釋決策和要求的理由
鼓勵開放的對話和反饋
可以這麼說：
公司有一些額外的培訓資源可以幫助你提升技能。你有興趣瞭解一下嗎？我們可以討論如何在工作時間內安排這些學習。
我們面臨著一個緊急的截止日期。我想聽聽大家的想法，看看我們如何在不影響個人時間的情況下，共同努力完成這個項目。有什麼建議嗎？
我們需要增強客戶服務團隊。考慮到你的溝通技巧，我認為你可能適合處理客訴。我們可以討論一下這個新角色，以及你需要什麼樣的支援和培訓嗎？
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📌 結語
這些溝通上的地雷不僅在職場上會遇到，家庭、朋友、情人之間的溝通其實有時候也會遇到類似的阻礙。
總結以上的思考，往後在重要的溝通上，不妨提醒自己一下：「開放與坦誠、尊重與支援、清晰與具體、積極與建設」。
維護職場良善溝通環境，人人有責 🫶