與高層主管簡報的有效策略

掌握與高層對話的秘訣, 進度報告/銷售簡報/商務談判無往不利

brownylin

Aug 15, 2024

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❏ 引言

你是否曾發現自己很難將數小時的工作壓縮為向 CEO 進行的五分鐘演示？
你是否曾因為簡報未能引起客戶高層的注意而感覺你的辛勤工作被忽視了？
當一位高階主管在簡報過程中問了超出準備範圍的問題時，你是否就愣住了？

職場上，除了把事情做好做對，另一個重要的部分是讓成果被看見。無論是績效考核、與主管的一對一會談，還是專案的進度報告，工作中都有許多向高層或直屬主管匯報的機會。如果你恰好擔任直接面對客戶的角色（例如業務、客戶成功經理、架構師等），這樣的機會會更多。

高層主管是時間緊迫的決策者，也就是所謂的"難搞生物"（他們直截了當、行動迅速、目標導向，而且往往缺乏耐心）。這些主管通常希望你能直接切入重點，並以簡潔明瞭的方式回答問題。這期，讓我們來聊聊如何更有效地與這種"難搞生物"進行溝通：

❏ 了解高層主管
❏ 釐清傳達重點
❏ 充分準備(簡報前)
❏ 引人入勝(簡報中)
❏ 立竿見影(簡報後)

❏ 了解高層主管

高層主管往往以直接的方式快速推進，帶著明確目的掌控局面，
不浪費時間在無關緊要的細節上，而是專注於有效率地做出決策和解決問題。

同理心是推進有效溝通的第一步，不要只是停留在會議名稱上的理解 (例: AI 導入討論、客服機器人 PoC 討論，等…)，了解受眾內心深處的需求，會讓溝通事半功倍。

一起來看看，”難搞生物” 具備怎樣的特質，他們又有哪些需要被滿足的需求 [1]：

✔ 他們很直接

他們之所以成為高層主管，一部分原因來自效率。他們就像 NBA 裡面的明星球員，具備高明的運球過人技巧和精準的投射能力。在戰況緊急時 (在他們一天的工作當中大部分時間都是如此)，他們不會選擇華麗的變向 cross-over 然後上籃，而更傾向一個急停跳投。同樣都是得分，他們選擇最有效率的方式！

簡報過程，如果沒有聽到想聽的東西，他們會直接打斷你；講述邏輯有矛盾的地方，他們會直接提出質疑；出現與他們認知相違背的部分，他們會直接挑戰你。在他們面前過多的鋪陳和假動作是沒有意義的。

✔ 他們步調很快 (沒有耐心)

層級越高，高層主管花在 “人” 的時間就愈多 — 他們有許多溝通需要進行、有許多會議需要參與。他們需要在有限的時間內達成目的，如果 8 秒內你還沒運球過半場，他們會揮舞雙手朝著你咆哮，他們沒有耐心！

✔ 他們有清晰的目的 (帶著問題來、積極求解、想掌控議程)

高層主管參與會議的主要用意就是「決策」。他們帶著清晰的目的(問題)而來，希望從會議中得到輔助/佐證其決策的依據。

所以，他們會在聽到感興趣的議題時不斷深入挖掘，直到聽到他想聽或是能說服他的答案。當議程無法回應他內心的疑惑時，他們會想直接掌控議程，請你跳過甚至請你不需要講投影片。

❏ 釐清傳達重點

我想談談你可能聽過無數次的建議，例如「結論先講」、「別把重點藏在後面」，還有「單刀直入」。多年來，我一直嘗試遵循這些建議，但總覺得很難真正做到。

直到有一天，我突然醒悟...

其實，大多數關於如何表達簡潔的建議，都忽略了一個最根本的要素：「清晰的思維」

「清晰的思維」是與高層主管有效溝通的關鍵，正如 "How to be more concise" [3] 一文所述。高層主管通常帶著明確目的與你對談，因此，若你沒有同等明確的目標，對話可能會被對方主導，偏離你的預期方向。

缺乏清晰思維會導致表達變得迂迴，特別是當對談進入你不熟悉的領域時。你可能會講很多話，卻無法切中要點，使表達變得冗長而不簡潔。面對高層主管快節奏和直接的溝通方式，這種情況下很容易陷入負面循環。結果是你無法精準傳達你所準備的內容，而高層主管也無法得到他們想要的答案。

相反，如果你清楚自己的目的，即使話題被帶到你不熟悉的領域，你也可以坦誠地承認 (會後補充)，並重新引導對話回到雙方共同關注的焦點。這樣既能夠保持對話的效率和焦點，同時也展現你的誠實和專業。

接著，我們分成前中後三個階段來檢視，哪些技巧可以幫助我們在對高層簡報時，保持清晰的思維：

❏ 充分準備(簡報前)

✔ 了解他們在乎的議題 [4]

高階主管主要關心他們的首要任務，通常與創造收入、市場佔有率、效率提高、風險緩解、成本降低、客戶關係和實現目標的進展有關。了解這些優先事項可以讓簡報的故事軸線圍繞著這些任務展開。
.

✔ 列出 (小於) 3 個 takeaway [3]

以終為始，你希望在簡報過後，在高階主管的心中植入怎樣的想法 (Inception)。將這些重點列出來，並且在簡報過程中，有意識的圍繞在這些重點進行強調。

✔ 模擬批判這些 takeaway

高層主管們重視經過充分證實的論點，並且可能會挑戰提出的想法。模擬練習這些挑戰並補充強有力的支持論點可以加強演示並展現出充分準備的專業度。

❏ 引人入勝(簡報中)

✔ 快速掌握注意力 [5]

掌握他們的注意力至關重要，他們步調很快而且通常缺乏耐心。會議開始的 3 分鐘內一定要碰觸到他們感興趣的話題。常見的作法像是：先講結論、直接丟出一個(對方心中的)問句、分享一個過去的經驗，等等…。

在簡報進行的同時也要觀察他們的微表情 [3]，如果 3 分鐘過了仍然沒什麼波瀾，可能在適當的地方停頓，讓他們有打斷的機會，甚至鼓勵他們改變議程 [5]。

✔ 適當地堅持自己的觀點 [4]

主管重視專家意見，因此清晰、自信地表達你的觀點至關重要。即使面對他們的挑戰，也不要畏懼真誠地陳述你的論點。

保持真誠和開放的溝通態度，即便後來發現自己有誤，也比在會議中不自信地退縮更能贏得高層主管的信任。

✔ 講故事而不是把資料念出來 [4]

資料是回答問題的佐證，故事將這些佐證串連起來成為推導，一步步朝解答前進。將相關數據點編織到故事中可以使資訊更有吸引力、更相關、更有記憶點。

簡報的故事框架有許多可以參考 (有空我們再來聊聊)，一個核心思想是在每一個資料點或是投影片的轉場問自己：為什麼這樣銜接。每一個轉場都有一個能說服自己的銜接脈絡，基本上就是個不錯的故事。

❏ 立竿見影(簡報後)

✔ 回顧歷程

簡報實際進行的方式可能與原先的安排大相逕庭，有可能一開始高層主管就改變了整個議程走向。

沒關係，在簡報的尾聲，做一個歷程回顧，讓彼此清楚這次實際的討論過程是 A → B → C …，讓高層主管知道一個為何至此的原因。

✔ 確認彼此的問題都得到充分表達

不論是工作進度報告/銷售簡報/商務洽談，雙方都是帶著「清晰的思維」來取得所需要的資訊，所以確保各自心中的問題都充分地在會議中得到表達至關重要。

這個階段，高層主管可能會提問一些更廣泛、更挑戰性的問題，這時候 直面問題不要迂迴 就顯得格外重要，例 [1]：

主管：請用1到10分評估團隊的工作表現。
糟糕的回答：「嗯，你知道的，大家都很努力，雖然情況不是十全十美，但團隊最近真的很齊心協力。我覺得情況正在好轉。我們已經補足了人手空缺，而且正在取得實質進展。」
主管心想：喋喋不休，這個笨蛋根本沒回答我的問題，盡說廢話。
好的回答：「7分。」
最佳回答：「7分，不過還有一兩個關鍵問題需要解決。」