實際有效的時間管理技巧

從目標到執行: 如何運用階層思維和三步驟方法，掌控你的時間和生活

Aug 19, 2024

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❏ 引言

最近在 Lenny's Newsletter (我很喜歡的一個電子報) 看到一篇 “實際有效的時間管理技巧” [1]，文中作者提到一些親身實踐後覺得實用的時間管理做法，我深感共鳴。

“實際有效” 這個前綴意味深長，任何一個對生產力有所追求的同學，想必都嘗試過許多不同的方法和工具(走過許多彎路)，從來沒有一套方法/工具可以完美地適用到所有場景。探索持續有趣，每個人可以找到屬於自己的路。

這期我們來聊聊，對我來說，時間管理的路上那些 “實際有效” 的技巧：

❏ 階層: 目標→任務→時間
❏ 步驟: 排優→協調→執行
❏ 實際有效的技巧

❏ 階層: 目標→任務→時間

開始思考 “時間管理” 這個問題的時候，我發現這個命題有點弔詭，因為我們並沒有辦法真正的 “管理” 時間 (它是不可控的，無情地流逝，不捨晝夜)。我們能夠管理的，是安排進某段時間的人事物。

在跳進實際執行層面(技巧)之前 (例：Prioritization, Schedule, etc…)，對於這些被安派的人事物有一個全局性的理解，可以讓我們站在比較高的視角來看待 “時間管理” 這個議題。

上圖是我對時間管理的抽象理解，它們分別是時間、任務和目標，目標可以拆解任務，任務可以被排程進時間：

🗓️ 時間 (Time)

時間是一個體感無限長的畫布(空間)，人們習慣以小時為單位來感知他。在單位時間內，可以將任務安排進來執行。

📦 任務 (Tasks)

任務就是被安排在單位時間內的行動，例：上健身房運動半小時、早起寫作一小時，等等…。

任務可以是獨立的 (Atomic)，也可以是一個整體的其中一部分 (Composition)，例：上健身房運動半小時 (Atomic)；早起寫作一小時完成電子報的其中一個章節 (Composition)。

🚩 目標 (Goals)

目標是期望到達的狀態，例：保持愉悅的心情、電子報每週發文兩篇、存款達到一萬元，等等…。

狀態可以是連續也可以是不連續的，例：”保持愉悅的心情”、”電子報每週發文兩篇” 是連續的，這些目標沒有明確的截止條件；”存款達到一萬元” 是不連續的，這個目標達成了就是達成了。

目標 (Goals) 這個詞，給人的感覺比較偏後者(不連續的狀態)，像是賽跑有個終點線，壓線抵達就算完成；體重減到 70kg，就減肥成功。

連續的狀態，常常是我們比較疏於關注的 (例：每天充滿活力去上班、經常與家人的彼此問候、和伴侶日常的生活分享，等等…)。

❏ 步驟: 排優→協調→執行

Photo by Codioful (Formerly Gradienta) on Unsplash

有了這個抽象的概念，回過頭看這些時間管理技巧的時候，就能更清晰地理解，這些技巧的侷限性以及該如何根據自己的習性進行調整。

排優 (Prioritization): 目標的挑選

給我六小時砍一棵樹，我會用前四小時磨斧頭 — 亞伯拉罕‧林肯 [2]

生活當中有許多目標：想要身材變得更 fit、想要更快上手被分派的任務、想要成為一個更幽默的人，等等…。這些目標來自四面八方，我們需要挑選出那些我們真正在意的。

在排優的過程，可以多從「狀態」的角度思考，比如：我想要每天讀書 30 分鐘 → 我想成為博學多聞的人；我想要每週出刊 2 次電子報 → 我想持續輸出加深理解。

以「狀態」的角度思考，使我們有意識的關注自己的內心，當計畫趕不上變化的時候，保有一些韌性。比如：這週工作真的太忙了，實在出不了 2 次電子報，那怎麼辦？沒關係，當我們的目標是持續輸出加深理解，那不一定非得是電子報對吧，也可以是整理這週的學習筆記，或是把這週的心情用錄音的方式記錄下來。

排優讓我們了解到：需要放棄一些事情，以便更專注在那些我們真正在意的目標上。這往往是最難的，值得我們投入時間 (用前四小時磨斧頭)。

協調 (Orchestration)

有了明確的目標，接著需要就個別目標展開行動項目。協調分成兩個階段：分解和排程。

分解 (Breakdown)

你可以擁有一切。只是不是一下子全部 — 歐普拉‧溫弗瑞 [2]

分解將目標轉化成任務。

前面提到，目標可以是連續 or 不連續的。不連續的通常帶有一個數字，在分解這個步驟，我們設定一個個階段性的里程碑。例：希望半年內體重降低 6 公斤 → 在每個月設定一個階段性目里程碑 70, 69, 68, 67, 66, 65。

連續的通常比較抽象，在分解這個步驟，我們將他與一個或多個習慣關聯起來，習慣會進一步變成常規性任務。例：經常與家人的彼此問候 → 每週打兩次電話給家人問候；保持愉悅的心情 → 每天早上沖一杯好喝的咖啡，等等…

排程 (Schedule)

規劃就是將未來帶入當下，以便您現在可以採取行動 — Alan Lakein

排程將任務安排進時間。

有了里程碑和常規性任務後，就可以將他們安排到時間的畫布上。里程碑像是一個提醒，常規性的任務讓習慣得以確實落地。

執行 (Execution)

不要等待。時機永遠不會恰到好處 — 拿破崙·希爾

執行將精力聚焦到當下。

僅有里程碑和常規性任務，時間畫布上其實還留有許多餘裕。我們無法專注於當下的執行又同時為長遠的未來傷腦筋。這些餘裕需要有更清晰的輪廓。

❏ 實際有效的技巧

有了階層與步驟，我們來看看 Lenny 的實際有效的時間管理技巧，怎麼對應到這裡面 (我只挑選我覺得有效的，加上一些我自己的)

排優

Eisenhower Matrix
”重要不緊急 > 緊急不重要” 排優先序的時候要注意這個誤區，挖掘出那些對你真正重要的事情。
Say no more often, even when it’s hard (80/20 Rule)
拒絕 80% 的事情，專注在更重要的那 20% — 那 20%，決定了 80% 的幸福。

協調

Use your calendar for to-dos (Time Blocking)
明確的把任務安排到行事曆上、在專注力最高的時候執行當天你認為最重要的任務。在用過一些 task management 軟體之後，我還是比較習慣，全部都放在行事曆上面。
Get a virtual assistant to take on low-impact work (Delegation)
這麼多重要的事情，有些是事半功倍的，把精力集中在那些可以產生最大槓桿的事物上。其餘的可以嘗試將他自動化或是委派出去，現在很多的 AI 自動化工具可以大大幫助到這塊。

執行

If it takes less than two minutes, just do it
GTD (Get Thing Done) 裡面的其中一個技巧，兩分鐘能做完的事情，不用在思考或規劃了，直接把他做掉，降低 mental loading。
Each morning, write down just 1-3 things you have to accomplish that day (Make a daily list)
前面提到，在常規性任務和里程碑排入行事曆之後，仍留有不少餘裕。每天找一小段時間 (或是前一天晚上)，安派 1~3 件你希望今天完成的事情。在你不小心進入自動導航模式的時候，還是可以沿著目標前進。
Set up, and fiercely protect, regular deep work time (Do not disturb)
提升專注力，這點就不用多談了。需要高度關注力的任務，電腦和手機的勿擾模式無情的給他開下去。「緊急的事情通常不重要、重要的事情通常不緊急」這句話念十遍 XD。