不再沉沒：提高會議參與度的策略與技巧
讓每次會議都高效：避免沉默的實用方法
會議中的沉默
想像一下，主管臨時有事，請你旁聽會議，你匆忙加入。會議開始，你不知道需要作些什麼，或是應該決定些什麼，所以只是安靜的做一個不出聲的沉默頭圖 (你懂的，遠端會議...)。
換個場景：你正負責一個專案，臨時有個客戶需求，需要召集團隊中不同角色進行討論。你快速拉了一個會議，把相關的人加了進來。會議開始，你滔滔不絕講述完以後，詢問大家的想法，得到的回應是一群沉默的頭圖 (遠端會議 ... again)。
這種情況似曾相識嗎？在混合辦公的時代，越來越多的遠端會議，越來越多範本頭圖，還有越來越多的沉默和延遲。
同步 vs. 非同步溝通
根據研究，平均每位員工每個月參加的無效會議浪費了大約 31 個小時，這些時間本可以用於更有價值的工作。
當今協作工具和通訊軟體如此發達，我認為會議應該是最後的手段，只有在萬不得已的情況下才需要使用。只有當「非同步溝通」無法有效達成目的時，才應考慮召開會議，讓大家聚在一起討論。
哪些情況，會議比非同步溝通來的好呢：
即時決策/反饋：當需要迅速做出決策或解決緊急問題時，會議能提供即時的互動和反饋，減少等待時間。
複雜討論：涉及多方意見的複雜議題或需要深入討論的話題，會議可以促進更有效的溝通和理解。
清晰溝通：在有可能產生誤解或需要澄清細節的情況下，面對面的對話能更清楚地表達和理解彼此的意圖。
綜觀上述幾點，會議的優勢和存在的意義就是「同步」。讓參與會議的人，在認知上、決策上、行動上和情感上，都更快達成同步。
既然如此，在會議當中全程沉默，要怎麼在認知、決策、行動上和情感上跟大家達成同步？
是什麼導致這種沉默
是的，大家都能認知到會議的成本。但，在我們 day to day 的工作中，仍然可以見到，那些陷入沉默的會議。是什麼原因造成這種沉默？
缺乏明確的會議目標和議程：如果會議目標不清晰，參與者不知道自己應該貢獻什麼。
參與者準備不足：如果參與者對討論的議題不熟悉，可能會感到不安或不願發言。
會議主持欠缺技巧：如果主持人沒有有效地引導討論，會議可能會陷入沉默。
準備工作與有效溝通
回到一開始的兩個場景：
1. 你的主管臨時有事，請你旁聽會議，你匆忙加入 ...在這種情況下，你會怎麼做？你會選擇主動詢問會議的議程和目標嗎？詢問自己參與這場會議是否需要做出什麼決策，會被諮詢什麼意見，需要帶回什麼資訊，等等…。
簡單來說，要知道「我是誰，我在哪裡，我在幹嘛」。
2. 你正負責一個專案，有一個客戶需求需要召集團隊中不同職能的角色進行討論。你快速的拉一個行會議，把相關的人加了進來 ...在會議前，先跟參與會議的人員解釋清楚上下文，寫一份會前 Agenda。如果要討論的議題較為複雜，涉及到一些技術性細節，寫一份更詳盡的文件，請與會者先看過。
可以試著使用 What → So What → Now What 的溝通方式 (3W framework)，讓與會者清楚：這個會議想要同步什麼事情 → 這件事跟我有什麼關係 → 我需要在會議裡做出什麼貢獻。
結語：把握每一次溝通練習的機會
仔細聆聽他人的意見，在多方的衝突中思考解決的辦法，不急著把腦子蹦出來的想法丟出來，是深思熟慮的沉默 ⭕。
不明究理的加入，心不在焉的參與，沒有具體貢獻，是毫無存在感的沉沒 ❌。
每一次的會議都是一場溝通練習，展現領導力的小小機會。維持高效且舒心的會議節奏，讓我們沉默但不沉沒，共勉之！